Datenschutzhinweise für das interne Meldesystem
Einleitung
Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die gesetzeskonforme Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind uns ein wichtiges Anliegen. Als datenschutzrechtlich Verantwortlicher möchten wir Ihnen die Verarbeitung transparent machen und Sie in der nachfolgenden Datenschutzinformation gemäß § 15 Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Dies gilt insbesondere auch für Daten im Zusammenhang mit Hinweisen des internen Meldesystems. Die folgenden Informationen zeigen Ihnen, wie wir mit personenbezogenen Daten, die uns durch Ihre Meldung über unser internes Meldesystem erreichen, umgehen.
Der Begriff personenbezogene Daten meint alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Personenbezogene Daten sind daher beispielsweise der Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Caritasverband für die Stadt Münster e.V.,
Caritas-Betriebsführungs- und Trägergesellschaft Münster mbH,
Jugendausbildungszentrum (JAZ) gGmbH,
Caritas Fortbildungsinstitut Münster GmbH,
Gemeinnützige SKM GmbH
Josefstraße 2
48151 Münster
Telefon: 0251 53009-0
E-Mai: Info@caritas-ms.de
2.Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen
Caritasverband für die Diözese Münster e.V.
Carina Ponelis
Kardinal-von-Galen-Ring 45
48149 Münster
Tel.: 0251/8901-326
E-Mail:datenschutzbeauftragter@caritas-muenster.de
3.Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Unter anderem folgende Arten an personenbezogenen Daten werden in unserem Meldesystem verarbeitet:
Informationen zur persönlichen Identifizierung der hinweisgebenden Person, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
Beschäftigteneigenschaft;
Informationen zu betroffenen Personen, d.h. natürlichen Personen, die in einer Meldung als eine Person bezeichnet wird, die einen Verstoß begangen hat. Solche Informationen sind zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation ermöglichen;
Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben.
Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken und/oder Folgemaßnahmen vorzunehmen. Folgemaßnahmen können zum Beispiel sein: Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder zum Abschluss des Verfahrens.
4.Rechtsgrundlage
4.1 Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Informationen zur persönlichen Identifizierung der hinweisgebenden Person, d.h. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, und die Information, ob Sie Mitarbeiter sind, verarbeiten wir, wenn Sie eine entsprechende Meldung abgeben.
4.2 Informationen zu Ihrem Anliegen, dem Sachverhalt, den beteiligten oder betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Sie uns zukommen lassen und die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage des § 6 Abs. 1 g) KDG und § 10 HinSchG. Nach § 6 Abs.1 g) KDG ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach zu prüfendem konkretem Einzelfall – in der Bearbeitung von Meldungen, um Folgemaßnehmen durchführen zu können, wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens.
§ 6 Abs. 1 d) KDG und § 10 HinSchG gibt der Meldestelle die Befugnis, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem HinSchG erforderlich ist.
4.3 Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen wir personenbezogene Daten von Beschäftigten nach § 53 Abs. 2 KDG verarbeiten, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind oder eine Rechtsvorschrift dies vorsieht.
5. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft (§ 17 KDG),
Recht auf Berichtigung (§ 18 KDG) oder Löschung (§ 19 KDG)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDG),
Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG),
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (§ 23 KDG).
Darüber hinaus weisen wir Sie als hinweisgebende Person auf Ihr Recht hin, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.
Sie haben zudem nach § 48 KDG das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Die zuständige kirchliche Datenschutzaufsicht ist das
Katholisches Datenschutzzentrum
Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund
Tel.: 0231/13 89 85-0
6. Allgemeine Informationen zu den Empfängern oder Kategorien von Empfängern
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind, dient, Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben oder eine Interessenabwägung dies rechtfertigt.
Darüber hinaus verarbeiten externe Dienstleistungsunternehmen, wie beispielsweise externe Rechenzentren oder Telekommunikationsanbieter, personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter.
Je nach Inhalt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.
Unter Umständen geben wir die personenbezogenen Daten auch an staatliche Gefahrenabwehr- und/oder Strafverfolgungsbehörden, sonstige zuständige Behörden und/oder zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen weiter.
7.Informationen über den Aufbewahrungszeitraum der Dokumentation
Die Daten werden mindestens so lange gespeichert, bis die Folgemaßnahmen abgeschlossen sind. In der Regel wird die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§11 Abs. 5 HinSchG).
Kontakt
Caritasverband Stadt Münster e.V.
Josefstraße 2
48151 Münster
Telefon: 0251 530090
E-Mail info@caritas-ms.de
Caritas-Betriebsführungs- und Trägergesellschaft Münster mbH
Josefstraße 2
48151 Münster
Tel: 0251 530090
E-Mail: info@caritas-ms.de
Caritas Fortbildungsinstitut Münster GmbH
Josefstraße 2
48151 Münster
Tel: 0251 530090
E-Mail: info@caritas-ms.de
Jugendausbildungszentrum (JAZ) gGmbH
Josefstraße 2
48151 Münster
Tel: 0251 530090
E-Mail: info@caritas-ms.de
Gemeinnützige SKM GmbH
Josefstraße 2
48151 Münster
Tel: 0251 530090
E-Mail: info@caritas-ms.de
